Réception d’une commande en pharmacie : du bon de livraison à la facture

Une commande de dix boîtes arrive en deux fois : six aujourd’hui, quatre demain. Si la première livraison est enregistrée comme complète, le logiciel annonce déjà dix boîtes alors que six seulement sont présentes. Au comptoir, l’écart semble venir du stock. Il a pourtant commencé à la réception.

Pour contrôler une commande fournisseur en pharmacie, gardez trois informations distinctes : ce qui a été commandé, ce qui a été reçu et ce qui a été facturé. Elles peuvent coïncider, mais ce n’est pas automatique. Voici un déroulé à adapter à votre officine.

Préparer le contrôle avant de ranger

Rapprochez la livraison de sa commande et de son bon de livraison. Identifiez la personne qui termine le contrôle, surtout si une interruption au comptoir oblige un collègue à prendre le relais.

Les produits soumis à des conditions particulières de conservation ou d’accès doivent être traités sans délai selon leurs exigences. Une vérification administrative ne doit pas retarder leur prise en charge adaptée.

Pour le reste de la réception, un repère simple peut éviter les malentendus : « à contrôler », « contrôlé » ou « anomalie en cours ». Choisissez des termes que toute l’équipe comprend et un endroit où retrouver le suivi.

Vérifier les produits et les quantités réellement reçus

Contrôlez la correspondance entre la référence commandée et celle livrée, puis la quantité, les lots et les échéances. Examinez aussi l’état des emballages et les éléments qui nécessitent une vérification particulière. En cas de non-conformité, identifiez et séparez les produits concernés, en respectant leurs conditions de conservation, puis appliquez la procédure de l’officine.

Pour organiser la saisie, vous pouvez préparer une ligne par référence et distinguer les lots lorsqu’ils diffèrent. Relevez les quantités observées avant de valider la réception. Si l’écran reprend automatiquement la quantité commandée, comparez-la au comptage : une valeur proposée n’est pas une confirmation de livraison.

Pour le rangement et la rotation des lots, notre article sur la méthode FEFO en officine complète ce contrôle.

Garder le reliquat visible

Exemple fictif. Dix boîtes sont commandées, six sont reçues et acceptées. Enregistrez une réception de six et conservez les quatre restantes dans le suivi de la commande, tant que le fournisseur ne confirme pas leur livraison ou leur annulation.

Quand les quatre boîtes arrivent, rattachez cette seconde réception à la même commande si votre outil le permet. Le total reçu devient dix. Vérifiez que le reliquat revient à zéro et que les six premières boîtes n’ont pas été ajoutées une seconde fois.

Si le fournisseur annonce finalement qu’il ne livrera pas le solde, notez cette réponse et mettez à jour le suivi. Une quantité attendue sans date ni confirmation peut déclencher une nouvelle commande inutile ou masquer un besoin à traiter. Pour décider du réapprovisionnement, reportez-vous au guide pour réduire les ruptures sans surstocker.

Décrire précisément une anomalie

« Problème sur la livraison » oblige à tout reconstituer. « Commande C-012, référence A : dix commandées, six reçues ; quatre en attente de confirmation » permet à un collègue de poursuivre le suivi. Ces identifiants sont fictifs, mais le niveau de précision est celui recherché.

Pour chaque anomalie, gardez le numéro du document, la référence concernée, la différence constatée et la prochaine action. Ajoutez un responsable et une date de relance. Une photo peut compléter le constat matériel si elle est utile, sans inclure de données de patients.

Un produit mis à part, un retour demandé et un avoir reçu sont trois étapes différentes. Ne clôturez pas le dossier au seul motif qu’un message a été envoyé au fournisseur. Attendez la réponse ou la pièce correspondant à l’action attendue. Vérifiez séparément les mouvements physiques : la réception d’un avoir ne signifie pas que des produits ont quitté l’officine.

Rapprocher la facture sans la confondre avec la réception

À l’arrivée de la facture, comparez ses lignes aux réceptions et aux conditions convenues. Une différence de quantité ou de prix demande une explication. Elle ne se résout pas en ajoutant des produits dans le stock pour faire correspondre les documents.

Reprenons les dix boîtes de l’exemple. Si la facture porte sur dix alors que six seulement sont reçues, recherchez le document du solde ou demandez une clarification. Selon le dossier, le suivi peut aboutir à une livraison complémentaire, une correction de facture ou un avoir. Ne présumez pas de la solution avant confirmation.

Le règlement reste un suivi séparé. Une réception validée ne prouve pas qu’une facture est payée ; un avoir attendu n’est pas encore un avoir reçu.

Une dernière vérification avant de passer à autre chose

Avant de considérer la réception comme terminée, assurez-vous que votre collègue peut retrouver quatre réponses :

• Quelles quantités ont été reçues et ajoutées au stock utilisable ?
• Quelles quantités restent attendues, et avec quelle information du fournisseur ?
• Quels produits ou documents font encore l’objet d’une anomalie ?
• Qui reprend chaque point ouvert, et quand ?

Pour un premier essai, suivez une livraison partielle jusqu’à la réception du solde et au rapprochement des documents. Vous verrez rapidement où une information se perd ou se saisit deux fois.

BestMind Pharma présente le suivi des commandes, des réceptions et des fournisseurs parmi ses fonctions. Lors d’une démonstration, demandez à parcourir cet exemple « six boîtes, puis quatre » et à voir comment les anomalies sont traitées. Préparer une démonstration sur vos réceptions fournisseurs.

Repère professionnel : OMS, bonnes pratiques de stockage et de distribution des produits médicaux, sections 17 et 18. Les contrôles matériels et les conditions de stockage relèvent de ces bonnes pratiques ; le déroulé administratif et l’exemple ci-dessus sont des propositions d’organisation. Appliquez les procédures de votre officine et les exigences locales en vigueur.