Péremptions en pharmacie : organiser le suivi des lots sans attendre l’urgence

Deux lots d’un même produit sont présents dans l’officine. Ils se ressemblent, mais leurs dates de péremption diffèrent. Si l’équipe ne voit qu’une quantité totale, cette différence peut passer inaperçue jusqu’au prochain contrôle.

Le suivi des péremptions devient plus facile à organiser lorsque chaque lot possède une information fiable et qu’une personne sait quoi faire des situations repérées. Voici une proposition de méthode pour préparer ce travail dans votre pharmacie.

Le lot, une information à rendre visible

Pour votre tableau de suivi, prévoyez une ligne par lot, avec la référence du produit, le numéro de lot, la date de péremption, la quantité constatée et l’emplacement. Ajoutez une colonne « action », un responsable et une date de prochain examen. Ce dernier trio transforme une liste de dates en outil de travail.

Une indication ambiguë doit être clarifiée à partir de l’étiquetage et des informations du fournisseur ou du fabricant. Une date estimée donne une fausse impression de précision.

Comprendre la rotation FEFO

Le principe FEFO consiste à organiser la rotation des stocks selon l’échéance la plus proche. Il concerne des produits encore utilisables et ne signifie jamais qu’un produit périmé peut être délivré. Les conditions de conservation restent à respecter. Ce principe est présenté dans les bonnes pratiques de stockage et de distribution de l’OMS, sections 12 et 13.

Au comptoir, la décision de délivrance reste du ressort du pharmacien, en tenant compte notamment de la durée d’utilisation prévue. La rotation du stock n’est pas une invitation à accélérer une vente pour écouler un lot.

Préparer une revue qui débouche sur des actions

Choisissez un créneau et un périmètre que l’équipe pourra réellement tenir. Un tableau de bord peut aider à préparer la revue ; il faut ensuite rapprocher les informations affichées et les produits présents.

Pour chaque ligne examinée, formulez une action précise : vérifier une quantité, confirmer une date, contacter le fournisseur ou soumettre une situation au pharmacien responsable. « À surveiller » reste trop vague si personne ne sait quand reprendre le dossier.

Vous pouvez classer les échéances par horizons de suivi choisis par le pharmacien. Ces repères internes doivent tenir compte des produits et des conditions de retour éventuelles. Il n’existe pas, dans cette proposition d’organisation, de seuil unique applicable à toutes les références.

Exemple fictif : deux lots, deux suivis

Une référence totalise vingt boîtes : huit dans le lot A, dont l’échéance est plus proche, et douze dans le lot B. Une seule ligne « vingt en stock » masque la répartition qui intéresse l’équipe.

Lors de la revue, l’équipe confirme les quantités et les emplacements. Elle note que les conditions de retour du lot A doivent être vérifiées. Une personne prend contact avec le fournisseur et inscrit la réponse dans le suivi. Aucun retour n’est présumé accepté avant cette confirmation.

La ligne reste ouverte tant que l’action n’est pas terminée. Une fois la situation traitée, la date et le résultat sont enregistrés. Cet exemple décrit un circuit d’information, sans fixer de décision de délivrance ni de délai médical.

Distinguer une alerte d’une situation résolue

Trois états peuvent rendre le suivi plus lisible : « à examiner », « action en cours », puis « action terminée ». Un responsable valide le passage au dernier état. Une alerte fermée parce qu’elle a été lue ne prouve pas que le problème est résolu.

Un produit périmé doit être écarté du stock destiné à la délivrance. Pour les retours et l’élimination, suivez les procédures applicables à l’officine et les consignes des interlocuteurs compétents. Un accord commercial de reprise et une autorisation de remise en stock sont deux sujets distincts.

Les questions à poser lors d’une démonstration

• Peut-on distinguer les quantités par lot et par date ?
• Comment retrouver l’entrée de stock à l’origine d’un lot ?
• Comment les dates manquantes ou les corrections apparaissent-elles ?
• Quelles informations peut-on extraire pour préparer la revue de l’équipe ?

Demandez à voir ces opérations avec deux lots d’une même référence. Vous pourrez ainsi vérifier ce que le logiciel rend visible et les étapes qui restent à organiser dans votre équipe.

BestMind Pharma présente le suivi des stocks par lot et des péremptions parmi ses fonctions. Demandez une démonstration centrée sur vos lots et vos échéances pour examiner les possibilités adaptées à votre officine.