Écart d’inventaire en pharmacie : retrouver la cause avant de corriger

Le logiciel affiche douze boîtes. Vous en trouvez neuf. Avant de remplacer « 12 » par « 9 », une question mérite quelques minutes : où sont passées les trois autres ? Une vente récente, un rangement inhabituel ou une réception saisie deux fois peuvent expliquer la différence. Sans cette vérification, le même écart risque de revenir au prochain comptage.

Voici une méthode pour traiter un écart d’inventaire en pharmacie, depuis le premier comptage jusqu’à sa correction. Vous pouvez l’essayer sur quelques références avant de l’intégrer à votre organisation habituelle.

Comparer la même référence, au même moment

Vérifiez d’abord le nom, le dosage, la forme et le conditionnement. Deux boîtes qui se ressemblent ne correspondent pas forcément à la même référence. Précisez aussi l’unité comptée : boîte, flacon ou autre unité utilisée dans votre outil.

Notez ensuite l’heure du relevé informatique et celle du comptage. Si une vente ou une réception intervient entre les deux, les quantités peuvent différer sans qu’il y ait d’erreur. Sur le petit périmètre contrôlé, convenez avec l’équipe d’un moment de comptage et relevez les mouvements intervenus pendant ce temps.

Enfin, regardez ce que signifie le chiffre affiché. Un stock physique total et un stock disponible après réservation ne se comparent pas directement. Les produits mis à part doivent rester identifiables, avec leur statut, sans être confondus avec le stock utilisable.

Recompter avant de chercher une cause

Reprenez la référence concernée, si possible avec un second membre de l’équipe. Vérifiez les emplacements prévus : rayon, réserve et zone de réception. Une boîte déplacée peut donner l’impression d’une sortie qui n’a jamais eu lieu.

Le second comptage confirme neuf boîtes ? Vous disposez maintenant d’un écart à expliquer. Il ne prouve pas, à lui seul, une perte ou une faute. Évitez de conclure avant d’avoir consulté les opérations.

Remonter les mouvements depuis le dernier stock fiable

Partez du dernier comptage validé ou d’un autre point de départ documenté. Reprenez les entrées, les sorties et les corrections de la référence. Pour orienter la recherche, posez ces questions :

• La dernière livraison a-t-elle été enregistrée une seule fois, pour la quantité réellement reçue ?
• Une vente ou son annulation apparaît-elle sur une référence voisine ?
• Un retour fournisseur ou un retrait a-t-il été noté ailleurs sans être répercuté dans le stock ?
• Une réservation explique-t-elle la différence entre le total et le disponible ?
• Une correction précédente comporte-t-elle un motif et une pièce permettant de la comprendre ?

Consultez les informations nécessaires dans les outils auxquels vous êtes autorisé à accéder. La fiche d’écart n’a pas besoin de noms de patients : une référence d’opération suffit pour retrouver le détail dans le système prévu.

Un exemple : trois boîtes d’écart, une réception à corriger

Exemple fictif. Le dernier comptage validé indiquait vingt boîtes. Depuis, une réception de six boîtes a été saisie et quatorze boîtes sont sorties. Le logiciel affiche donc douze : 20 + 6 − 14. L’équipe en compte neuf, soit un écart de moins trois.

En remontant les documents, elle découvre que la réception a été saisie pour six boîtes, alors que le bon et le contrôle de réception en indiquaient trois. Le calcul avec la quantité réellement reçue donne bien neuf : 20 + 3 − 14. Cette erreur explique les trois boîtes supplémentaires dans le logiciel.

La correction doit suivre la procédure prévue dans l’outil : rectifier la réception ou enregistrer un ajustement justifié, selon les droits disponibles. Faire les deux retirerait six boîtes au lieu de trois. Après l’opération, vérifiez le résultat et conservez la référence du document qui l’explique.

Garder une fiche courte, mais exploitable

Une ligne par écart suffit pour commencer. Vous pouvez utiliser les rubriques suivantes :

• Constat : date, heure, référence, unité, lot si pertinent, quantité enregistrée et quantité comptée.
• Recherche : second comptage, documents consultés et cause confirmée ou encore inconnue.
• Décision : opération réalisée, motif, personne habilitée ayant validé la correction et référence de la trace conservée.
• Suivi : action à revoir, responsable et prochain contrôle.

Si la cause reste inconnue, indiquez-le. Une hypothèse ne devient pas un fait parce que les quantités ont été ajustées. Faites valider la suite selon votre procédure interne, sans effacer l’historique pour faire disparaître l’anomalie.

Utiliser le prochain comptage pour vérifier la correction

Recomptez la référence après quelques mouvements supplémentaires. Si l’écart revient, reprenez l’étape qui semblait en cause : réception, vente, retour ou rangement. Si plusieurs références présentent le même problème, cherchez un point commun dans leur parcours.

Les bonnes pratiques de l’OMS prévoient le rapprochement périodique des stocks et la recherche des causes d’écart. Le déroulé proposé ici est un exemple d’organisation, à adapter aux procédures de votre officine et aux exigences locales applicables.

Pour replacer ces contrôles dans le travail de l’équipe, consultez notre routine de gestion de stock en pharmacie. Si les écarts commencent à la livraison, notre guide sur la réception des commandes fournisseurs détaille ce point de passage.

Vous préparez une démonstration de BestMind Pharma ? Apportez un scénario fictif avec un écart de trois boîtes et demandez comment retrouver les mouvements, justifier la correction et vérifier le résultat. Organiser une démonstration autour de votre inventaire.

Référence : OMS, bonnes pratiques de stockage et de distribution des produits médicaux, annexe 7 du rapport technique 1025, section 13.