Gestion des péremptions en officine : la méthode FEFO pas à pas

Dans une officine, les dates de péremption se suivent à la réception, au rangement et lors des contrôles de stock. La méthode FEFO (« First Expiry, First Out » : première échéance de péremption, première sortie) consiste à donner la priorité au lot dont la date de péremption est la plus proche, parmi les lots utilisables d’une même référence.

Un produit déjà périmé ne doit jamais être délivré. La rotation ne remplace ni les vérifications du pharmacien ni le respect des conditions de conservation. Voici une routine en cinq étapes à adapter à l’organisation de votre officine.

1. Enregistrer le lot et la péremption dès la réception

Pour chaque référence, relevez le numéro de lot et la date de péremption sur les conditionnements, en plus de la quantité. Si ces informations figurent sur le document fournisseur, rapprochez-les des produits reçus et faites clarifier toute différence.

• Signalez les échéances trop courtes au regard des besoins de l’officine et des conditions de reprise.
• Distinguez les lots, y compris lorsque deux lots d’une même référence portent la même date.
• Conservez la trace du contrôle et des anomalies à traiter.

2. Ranger selon la date de péremption

Placez le lot utilisable dont l’échéance est la plus proche dans la position la plus accessible. Comparez les dates plutôt que l’ordre d’arrivée : une livraison récente peut avoir une échéance plus proche qu’un lot reçu auparavant.

Un repère visuel sur l’étagère peut aider l’équipe, sans masquer l’étiquetage d’origine ni modifier les conditions de conservation. Le rangement doit rester cohérent avec les données du logiciel.

3. Faire une revue régulière des dates proches

Choisissez un rythme de contrôle et une fenêtre d’alerte adaptés à vos produits et à vos fournisseurs. Une revue hebdomadaire et une alerte à trois mois peuvent servir de point de départ ; ce sont des exemples d’organisation, pas des délais universels.

• Listez les lots concernés avec leurs quantités et leur emplacement.
• Vérifiez les possibilités de retour ou d’échange et planifiez les retraits nécessaires.
• Notez l’action, son échéance et la personne responsable, puis vérifiez sa réalisation à la revue suivante.

Une échéance proche ne justifie pas d’encourager une délivrance inadaptée pour écouler le stock.

4. Retirer à temps et tracer le retrait

Retirez les produits périmés du stock disponible et placez-les dans une zone identifiée, séparée des produits utilisables. Enregistrez le lot, la quantité, la date et le motif du retrait. Appliquez ensuite la procédure de retour ou d’élimination prévue pour les produits concernés.

Cette trace permet de rapprocher le stock physique du stock enregistré et de comprendre les différences à l’inventaire.

5. Anticiper les retours et échanges fournisseurs

Les conditions de reprise varient selon les fournisseurs et les produits. Vérifiez les délais, documents demandés et exclusions avant de préparer un retour. Un produit mis de côté ne doit pas redevenir disponible sans contrôle et décision documentée.

Ce qu’il est utile de mesurer

• La valeur des produits retirés pour péremption, mois après mois.
• Les lots repérés après la date de contrôle prévue.
• Les références qui reviennent régulièrement dans les alertes, pour réexaminer les quantités commandées.

Pour organiser les responsabilités et les données à suivre, consultez aussi notre guide sur le suivi des lots et des péremptions.

Un logiciel peut-il aider ?

Selon ses fonctions et son paramétrage, un outil de gestion peut faciliter la consultation des lots, des échéances et des mouvements de stock. Faites vérifier en démonstration la saisie à la réception, les alertes et la traçabilité des retraits. Pour examiner le fonctionnement de BestMind Pharma, demandez une démonstration adaptée à votre officine.

Référence : les bonnes pratiques de stockage et de distribution de l’OMS décrivent la rotation FEFO, le contrôle des stocks et les vérifications des échéances (sections 12 et 13). Ce guide d’organisation ne remplace pas les procédures de l’officine ni les règles locales applicables.