Gestion de stock en pharmacie : une routine simple pour votre officine

Une boîte apparaît disponible dans le logiciel, mais reste introuvable en rayon. Une livraison est rangée avant d’être enregistrée. Une commande reprend une référence déjà attendue. Ces situations donnent un bon point de départ pour améliorer la gestion de stock d’une pharmacie : comprendre où l’information se perd entre deux opérations.

Voici une routine à adapter à votre officine, au Maroc, selon votre équipe et vos livraisons. L’objectif est de disposer d’un stock suffisamment fiable pour préparer les commandes et retrouver les produits sans multiplier les vérifications.

1. Commencer par les écarts qui gênent l’équipe

Avant de revoir tout le catalogue, choisissez un petit périmètre : un tiroir, une famille de produits ou quelques références souvent recherchées. Comparez les quantités physiques et les quantités enregistrées, à un moment où vous pouvez suivre les mouvements intervenant pendant le comptage.

Pour chaque différence, notez la référence, l’écart, la date et l’explication si elle est connue. Une réception oubliée, une erreur d’unité et une sortie non enregistrée appellent des corrections différentes. Corriger uniquement le chiffre laisse la cause en place.

2. Donner une fin claire à chaque réception

Définissez qui vérifie la livraison, qui l’enregistre et comment l’équipe sait que ces étapes sont terminées. Une commande passée et une quantité réellement reçue doivent rester distinguables, notamment lorsqu’un fournisseur livre en plusieurs fois.

À la réception, rapprochez les références et les quantités du document fournisseur. Vérifiez les lots et les dates de péremption et signalez toute anomalie selon la procédure de l’officine. Conservez un lien entre le document reçu et l’entrée de stock pour pouvoir retrouver l’opération.

Un repère interne peut suffire à éviter les oublis : « à contrôler », « à enregistrer », puis « réception terminée ». Il doit être compris par toutes les personnes concernées.

3. Expliquer ce qui modifie le stock

Listez les opérations utilisées dans votre pharmacie : réception, vente, retour fournisseur, correction d’inventaire ou retrait. Pour chacune, précisez le moment de l’enregistrement et la personne habilitée à le réaliser.

Lorsqu’une erreur est découverte après coup, demandez une correction traçable avec un motif. L’équipe doit pouvoir comprendre ce qui s’est passé sans reconstituer la journée de mémoire. Les comptages réguliers et l’analyse des différences font partie des principes de contrôle des stocks décrits dans les bonnes pratiques de stockage et de distribution de l’OMS, section 13.

4. Préparer les commandes avec trois informations

Pour une référence donnée, regardez ensemble :

• la quantité réellement disponible ;
• les quantités déjà commandées et encore attendues ;
• les sorties récentes et le délai habituel de livraison.

Ces informations permettent d’expliquer une commande. Elles ne donnent pas un seuil universel : une référence demandée régulièrement et une référence très occasionnelle n’appellent pas le même suivi. Réévaluez vos repères lorsque les délais ou la demande changent.

Exemple fictif : votre écran affiche six boîtes et une commande de dix boîtes reste en attente. Avant de recommander, vérifiez la réception prévue et les besoins observés. L’information « six en stock » ne suffit pas, à elle seule, à décider.

5. Installer un rendez-vous court et régulier

Vous pouvez commencer par ce rythme de travail, puis l’ajuster :

• Chaque jour : terminer les réceptions en attente et examiner les anomalies signalées au comptoir.
• Chaque semaine : compter un périmètre ciblé et rechercher la cause des différences.
• Chaque mois : revoir les références qui reviennent souvent dans la liste des écarts ou des commandes urgentes.

Ce rythme est une proposition d’organisation, pas une règle réglementaire. L’essentiel est de nommer un responsable et de garder une trace des actions réalisées.

Un premier chantier pour cette semaine

Choisissez dix références qui posent régulièrement problème. Vérifiez leurs quantités, retrouvez les derniers mouvements et corrigez une cause récurrente. Vous disposerez ainsi d’un exemple concret à partager avec l’équipe avant d’élargir la méthode.

BestMind Pharma présente le suivi des stocks par lot, des achats et des fournisseurs dans une même solution. Pour examiner votre circuit de réception et vos besoins de comptage, demandez une démonstration adaptée à votre officine.