Réduire les ruptures sans surstocker : piloter le stock de votre pharmacie

Une rupture se voit tout de suite : une demande ne peut pas être servie immédiatement. Le surstock, lui, se voit moins : il immobilise de la trésorerie, prend de la place et augmente le risque de péremption. Piloter son stock, c’est chercher l’équilibre entre les deux, référence par référence.

1. Classer les références selon leur rotation

Commencez par distinguer les références vendues fréquemment, celles demandées régulièrement et celles dont les sorties sont occasionnelles. Appuyez-vous sur vos mouvements réels, puis confrontez ce classement à l’expérience de l’équipe.

La fréquence des ventes ne suffit pas à décider de la disponibilité d’un produit : tenez aussi compte des besoins de prise en charge, des délais d’approvisionnement et des obligations applicables à l’officine. Une référence peu vendue ne doit pas être supprimée automatiquement.

2. Fixer un seuil de réapprovisionnement réaliste

Le seuil qui déclenche une commande doit tenir compte des sorties attendues pendant le délai de livraison et d’un stock de sécurité adapté aux variations de la demande et des délais. Distinguez ce seuil de la quantité à commander et du niveau de stock visé après réception.

Avant toute commande, vérifiez les quantités utilisables, celles déjà réservées et les livraisons encore attendues. Réévaluez vos repères lorsque les délais ou les besoins changent, plutôt que de conserver indéfiniment un minimum historique.

Exemple fictif : une référence présente huit unités utilisables et dix unités déjà commandées. Consultez la date de livraison annoncée et les besoins prévus avant de lancer une nouvelle commande : le seul chiffre du stock ne permet pas de décider.

3. Tenir compte de la saisonnalité

Comparer une période avec la même période de l’année précédente peut aider à repérer une variation saisonnière. Complétez cette comparaison par les demandes récentes et les conditions actuelles d’approvisionnement. Prévoyez aussi le retour à un niveau de commande habituel lorsque la période se termine.

4. Garder une vue claire entre fournisseurs

• Identifiez le fournisseur habituel et les solutions de réapprovisionnement disponibles pour les références suivies.
• Suivez les livraisons partielles : une commande passée n’est pas une quantité reçue.
• Rapprochez commandes, réceptions et factures, en distinguant le suivi des marchandises du règlement des factures.

Pour fiabiliser les quantités à la base de ces décisions, consultez notre routine de gestion de stock en pharmacie.

5. Installer une vérification quotidienne ciblée

Un contrôle court peut porter sur les références passées sous leur seuil, les commandes en attente et les écarts signalés par l’équipe. Relevez aussi les demandes non servies, en comptabilisant les références et les quantités sans inscrire de données permettant d’identifier les patients dans ce tableau de pilotage.

Une demande isolée n’impose pas automatiquement d’augmenter le stock. Recherchez d’abord s’il s’agit d’un besoin récurrent, d’un délai inhabituel ou d’une erreur de disponibilité.

6. Examiner les stocks dormants

Listez les références sans mouvement depuis une période pertinente pour votre activité. Vérifiez les dates, les quantités et les besoins avant de réduire les commandes futures ou d’envisager un retour. Confirmez les conditions du fournisseur : la reprise n’est pas systématique.

L’objectif est d’ajuster les achats sans encourager une délivrance inadaptée pour écouler les produits. Pour les échéances proches, appuyez-vous sur une organisation FEFO des lots utilisables.

Un logiciel peut-il aider ?

Selon les fonctions disponibles et leur paramétrage, un outil reliant les ventes, les lots et les commandes peut faciliter ces vérifications. Lors d’une démonstration, demandez à suivre une livraison partielle, une référence sous son seuil et un produit sans mouvement récent.

Pour examiner comment BestMind Pharma aborde les stocks et les fournisseurs, demandez une démonstration adaptée à votre officine.